Asistente del gerente de recepción (lunes de 9 a.m. a 6 p.m.) (martes a jueves de 11:30 a 8 p.m.) Kettering - 16955

Asistente del gerente de recepción (lunes de 9 a.m. a 6 p.m.) (martes a jueves de 11:30 a 8 p.m.)

Tiempo completo • Kettering - 16955
Horario y compromiso
Este es un rol estacional que requiere un compromiso constante durante la temporada de impuestos.

Compensación: $ 23 a $ 28 por hora

El horario de trabajo es:
  • Horario: (lunes de 9 a.m. a 6 p.m.) (martes a jueves de 11:30 a 8 p.m.)
  • Duración: Mediados de diciembre al 16 de abril
Este es un puesto de apoyo de alto impacto esencial para la función diaria de nuestras cuatro oficinas. Trabajará en estrecha colaboración con el gerente de recepción, sirviendo como un centro crítico para las comunicaciones con los clientes y las tareas administrativas. Este rol requiere habilidades organizativas excepcionales, una actitud proactiva y un compromiso con los detalles.

Responsabilidades clave

Este rol requiere una combinación de servicio al cliente de alto contacto y coordinación administrativa diligente:

🤝 Servicio al cliente y comunicación

  • Saluda a todos los clientes con un comportamiento amable y profesional.

  • Responda o haga llamadas a los clientes para abordar sus necesidades, quejas o problemas, asegurándose de que se sientan apoyados y valorados.

  • Participar en conversaciones para compartir información sobre nuestros servicios, productos y promociones, y realizar ventas o recomendaciones según corresponda.

  • Asumir la responsabilidad de ayudar, investigar, resolver o escalar los problemas de los clientes, manteniendo un comportamiento profesional y cortés.

  • Responda a las consultas de los clientes por teléfono, correo electrónico o chat de manera oportuna y precisa.

  • Participe en la escucha activa de las personas que llaman, confirmando la información y difundiendo a los clientes enojados según sea necesario.

🗓️ Coordinación Operativa y Administrativa

  • Trabaje en estrecha colaboración con el gerente de recepción, ayudando a manejar y dirigir todas las llamadas telefónicas entrantes para las cuatro ubicaciones.

  • Responsable de administrar el programador/calendario de citas para todas las citas, consultas y entregas de impuestos en todas las ubicaciones.

  • Monitorear el flujo de la oficina y la actividad de los clientes, tomando la iniciativa de contestar teléfonos o ayudar con la distribución de cheques cuando los preparadores están ocupados.

  • Ayudar con los procedimientos de apertura y cierre de la oficina principal diariamente.

  • Mantenga y realice un seguimiento del estado de las declaraciones de impuestos que se procesan actualmente, manteniendo registros precisos y notas de archivo.

  • Documente de manera diligente y precisa los registros y casos de los clientes utilizando software y bases de datos internos.

  • Utilice múltiples herramientas, base de conocimientos y habilidades de comunicación para investigar de manera efectiva y proporcionar información precisa del cliente.

  • Ayudar a mantener un lugar de trabajo limpio y acogedor, lo que puede incluir tareas ligeras de orden y limpieza.

📝 Asistencia del equipo interno

  • Comunique las prioridades a los preparadores de impuestos según las indicaciones del gerente de recepción, asegurando un flujo de trabajo constante de las declaraciones.

  • Comuníquese claramente con los preparadores con respecto a los artículos pendientes, las notas y la documentación requerida para completar una declaración.

Lo que necesitará para tener éxito (calificaciones)

Buscamos un coordinador altamente capacitado listo para prosperar en un entorno ocupado y de alto volumen.

  • Experiencia comprobada en un rol administrativo, de recepción o de coordinador de alto volumen, preferiblemente en un entorno de oficina profesional.

  • Etiqueta telefónica excepcional, comunicación sólida y sólidas habilidades de servicio al cliente.

  • Gran competencia en software de programación y aplicaciones básicas de oficina.

  • Capacidad para realizar múltiples tareas de manera efectiva y administrar prioridades competitivas en múltiples ubicaciones con excelente atención al detalle.

  • Un enfoque proactivo y orientado a soluciones para la resolución de problemas.

  • Debe ser confiable y puntual para garantizar la cobertura operativa.
Compensación: $23.00 - $28.00 por hora




Certificación PTIN: Sí

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Los distritos de todo el país organizan conferencias telefónicas que comienzan con el reconocimiento de los logros en la satisfacción del cliente, las devoluciones completadas y otros objetivos de la empresa. Al final de cada temporada de impuestos, los equipos de cada distrito se reúnen para celebrar los logros de la temporada.
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